Beiträge

Vorsicht, immer Vertretungsbefugnis prüfen beim Abschluss von Verträgen mit polnischen Geschäftspartnern!

Viele deutsche Unternehmer treiben mit polnischen Geschäftsleuten Handelsgeschäfte. Aus meiner Praxis kann ich sagen, dass die Verträge, die hier geschlossen werden, meistens völlig unzureichend sind, sofern es überhaupt schriftliche Verträge gibt. Wenn alles gut läuft, denkt niemand darüber nach und man freut sich über die gut laufenden Geschäfte. Wenn es aber Probleme gibt, dann meistens richtig, die Durchsetzung der Ansprüche erschwert sich durch unzureichende Verträge erheblich.

 Gerichtsstandsvereinbarungen/ anzuwendendes Recht

Es fehlt hier häufig schon an den einfachsten Vereinbarungen, d.h. an der Regelung, welches Recht auf das Vertragsverhältnis anzuwenden ist und wo bei Streitigkeiten der Rechtsstreit (Gerichtsstandsvereinbarung) zu führen ist. Gerade durch eine vorteilhafte Gerichtsstandsvereinbarung (die wenigstens halbschriftlich zu schließen ist – siehe Art. 23 Abs. 1 Nr. 1 EuGVVO) ist eine Forderungsdurchsetzung und ein möglicher Rechtsstreit erfolgreicher zu führen, als wenn es bei der gesetzlichen Regelung verbleibt.

 Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers/ Vorstandes der polnischen GmbH (Spzoo)

Unabhängig von diesen Problemen gibt es in Polen – gerade bei Vertragsschlüssen mit polnischen Körperschaften, wie zum Beispiel der polnischen GmbH (Spzoo) – noch  weitere Probleme, welche  im Vorfeld des Vertragsschlusses bestehen. Eines davon ist die Vertretungsbefugnis der polnischen GmbH.

Vertretungsbefugnis kann in Polen auch im Außenverhältnis beschränkt sein

Der deutsche Geschäftsmann geht davon aus, dass die Rechtslage Polen ähnlich wie in Deutschland ist und dass jeder Geschäftsführer einer polnischen GmbH, der Einzelvertretungsbefugnis hat, diese auch unabhängig von der finanziellen Höhe des Geschäftsschlusses, uneingeschränkt vertreten darf. In Deutschland ist es nämlich so, dass im Außenverhältnis die Vertretungsbefugnis nicht eingeschränkt werden darf. Wenn also im Geschäftsführervertrag sich eine Regelung findet, wonach der Geschäftsführer Rechtsgeschäfte bis zu einem Wert von 50.000 Euro selbständig abschließen darf und darüber hinaus aber die Zustimmung einer weiteren Person oder eines Organs der Gesellschaft benötigt, so bindet diese Regelung allein den Geschäftsführer aber nicht Dritte, also nicht den Vertragspartner. Schließt in diesem Fall der deutsche Geschäftsführer ohne die erforderliche Zustimmung also ein Rechtsgeschäft zum Beispiel über 100.000 € ab, so macht er sich im Innenverhältnis gegebenfalls schadenersatzpflichtig, der Vertrag ist im Außenverhältnis aber trotzdem wirksam, was heißt, dass die GmbH an diesem Vertrag gebunden ist.

“Abschlussbefugnis” des polnischen Vorstandes ggfs. nur bis zu einer bestimmten Höhe einer Forderung

In Polen ist dies anders. Hier kann die Vertretungsbefugnis sowohl im Innenverhältnis auch als im Außenverhältnis beschränkt werden. Dies hat Auswirkungen auf den Vertragsschluss. Im obigen Beispiel ist der vertraglich wirksam zu Stande gekommen, da der Geschäftsführer den Vertrag nicht allein unterzeichnen durfte. Er durfte nur bis zum Wert von 50.000 € selbstständig handeln. Diese Wirkung im Außenverhältnis gilt natürlich nur dann, wenn auch nach außen hin die beschränkte Vertretungsbefugnis kundgetan ist, nämlich über das polnische Handelsregister (KRS). Im polnischen Handelsregister, dass jeder Geschäftsmann, der mit einer polnischen GmbH eine Vertragsschluss, vorher einsehen sollte, finden sich neben der allgemeinen Vertretungsbefugnis auch Einschränkungen im Außenverhältnis.

in der Praxis ist dies aber die Ausnahme

Auch wenn in der Praxis diese Einschränkungen nicht sehr häufig vorkommen, kann dies ganz drastische Auswirkungen für den deutschen Geschäftspartner haben, wenn diese tatsächlich im Register notiert sind, aber der deutsche Geschäftsmann dies nicht überprüft hat.

polnisches Handelsregister (KRS) auf jeden Fall vor Vertragsschluss einsehen lassen!

Unabhängig davon, ist alleine schon für den deutschen Geschäftsmann das einsehen des polnischen Handelsregisters, dass man online einsehen kann, deshalb notwendig, um herauszufinden, ob überhaupt der Geschäftsführer der polnischen GmbH allein das Rechtsgeschäft abschließen darf bzw. ob dieser überhaupt der Geschäftsführer ist oder gegebenfalls er mit weiteren Personen die polnische GmbH vertritt. In Polen gibt es häufig die Regelung, dass der Vorstandsvorsitzende allein Geschäfte abschließen kann und die anderen Vorstandsmitglieder aber nicht.

 Beispiel der eingeschränkten Vertretungsbefugnis

Eine typische Regelung im Handelsregister im Bezug auf die Vertretung der GmbH mit eingeschränkter Vertretungsbefugnis abhängig von der Höhe des Rechtsgeschäftes sieht zum Beispiel so aus:

REPREZENTACJA JEDNOOSOBOWA, PRZY ZACIĄGANIU ZOBOWIĄZAŃ O WARTOŚCI PRZEWYŻSZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ 500.000,00 (PIĘĆSET TYSIĘCY) ZŁOTYCH REPREZENTACJA ŁĄCZNA PRZEZ DWÓCH CZŁONKÓW ZARZĄDU ALBO JEDNEGO CZŁONKA ZARZĄDU ŁĄCZNIE Z PROKURENTEM.“

 

„Einzelvertretung zum Abschluss von Verpflichtungen bis zum Wert 500.000,00 (fünfhundert tausend) Zloty, gemeinschaftliche Vertretung durch zwei Mitglieder des Vorstandes oder eines Vorstandsmitgliedes im Zusammenwirken mit einem Prokuristen.“

 

RA A. Martin

GmbH in Polen gründen: geringere Gerichtskosten für das Handelsregister (KRS)

Über die Voraussetzungen den Ablauf einer GmbH-Gründung in Polen ist schon viel geschrieben worden.

Nach der Errichtung der polnischen GmbH (Spzoo) beim Notar wird in der Regel ein Bankkonto bei einer polnischen Bank eröffnet und dort die Gerichtsgebühren für die Anmeldung und Registrierung beim polnischen Handelsregister (KRS) eingezahlt. Ohne diesen Gerichtskostenvorschuss wird der Antrag erst gar nicht beim KRS bearbeitet.

Höhe der Gerichtsgebühren in Polen 

Die Gerichtsgebühren für die Registrierung der Spzoo werden vorab erhoben.

alte Regelung – vormalige Gebührenhöhe

Für die “normale GmbH-Gründung in Polen” waren ursprünglich PLN 1.500 (dies sind ungefähr EUR 375) zu zahlen. In Anbetracht des geringeren Einkommens und des auch geringen Stammkapitals der polnischen GmbH erscheint dies recht viel.

Zu beachten ist aber, dass gleichzeitig – anders als in Deutschland – das KRS die Unterlagen an das Statistikamt (REGON) und an das polnische Finanzamt (zum Erhalt der Steuernummer: NIP) weiterleitet.

neue Regelung – jetzige Gebührenhöhe

Die Gerichtsgebühren für die Anmeldung und Registrierung der polnischen GmbH (Spzoo) betragen mittlerweile nur noch PLN 600 (EUR 150). Damit wurde die Gebühren mehr als halbiert.

Vollmachtsgebühr

Gleichgeblieben ist die Gebühr für das Einreichen einer Vollmacht in Höhe von 17 PLN (EUR 4) z.B. bei Vertretung der Spzoo beim KRS über einen Anwalt. Diese Gebühr ist ohnehin für deutsche Mandanten schwer verständlich und birgt wahrscheinlich einen höheren Verwaltungsaufwand als Einnahmen.

Rechtsanwalt A. Martin – Stettin- Berlin

die polnische GmbH (Spzoo) – ist die Gründung einer GmbH in Polen kompliziert?

Wer in Polen auf Dauer Geschäfte machen will, kommt um die Gründung einer GmbH in Polen nicht vorbei,sofern er seine Haftung beschränken möchte. Die polnische Einzelfirma lohnt sich eher für kleine Betriebe, bei denen keine hohen Haftungsrisiken bestehen.

GmbH in Polen – einfache Gründung?

Vergleicht man den Gründungsprozess einer GmbH in Deutschland mit der einer GmbH in Polen, so gibt es hier mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Die GmbH-Gründung in Polen ist – wenn man die Materie kennt – nicht komplizierter als in Deutschland. Allerdings sind einige Besonderheiten zu beachten. Die Gründung einer polnischen Spzoo ist grundsätzlich etwas aufwendiger, da mehr Unterlagen beim Gericht eingereicht werden müssen.

Schwierigkeiten in Polen

Etwas schwieriger ist in Polen allerdings, dass man nicht uneingeschränkt die polnische Satzung der Spzoo an deutsche Verhältnisse anpassen kann bzw. dies nicht unbedingt in der Gründungssatzung tun sollte, um zu vermeiden, dass das polnische Handelsregistergericht (KRS) hier die Eintragung der Spzoo verzögert, da bestimmte Regelungen in der Satzung dem Gericht unbekannt sind und dieses die Rechtmäßigkeit erst überprüfen muss. Die Kunst besteht darin die Satzung nach den Wünschen des Mandanten so anzupassen, dass dieser damit zunächst zufrieden und das Gericht (KRS) ebenfalls keine Probleme hat.

Für deutsche Mandanten ist es ebenfalls gewöhnungsbedürftig, dass man in der polnischen Satzung der Spzoo den Unternehmensgegenstand nicht – wie z.B. in Deutschland – beschreibt, sondern diesen bestimmten Kategorien zuordnen muss (den sog. PKD-Nummern). In Polen hat sich leider die Unsitte durchgesetzt, dass man in der Satzung der Spzoo zunächst erst einmal alles, was irgendwie theoretisch als potentieller Gegenstand des Unternehmens in Betracht kommt, in die Satzung aufnimmt. Man sollte hier die Tätigkeitsfelder auf das Wesentliche beschränken.

Die Eröffnung eines Bankkontos direkt nach der notariellen Errichtung der Spzoo ist manchmal schwierig. Die meisten Banken reicht es aber aus, wenn man die Gründungsurkunde vorlegen kann und eine Bestätigung des KRS, dass man die Eintragung ins Handelsregister beantragt hat (diese Bestätigung bekommt man sofort bei Einreichung der Unterlagen beim KRS- wenn man danach fragt).

Welche Institution in Polen – neben dem polnischen Finanzamt – wirklich Probleme machen kann, ist das polnische Handelsregister (KRS). Das KRS ist dafür bekannt, dass es selbst bei kleinsten Fehlern die Eintragung erheblich verzögern kann. Man hat das Gefühl, dass selbst bei Unstimmigkeiten, die unproblematisch vom Gericht selbst berichtigt werden können, stur eine Berichtigung vom Antragsteller verlangt wird, was wiederum eine Verzögerung bedeutet (das Gericht setzt hier meist Berichtigungsfristen von 7 Tagen). Allein dies sollte Warnung genug sein nicht selbst entsprechende Anträge (hier gibt es Formulare, die auszufüllen sind) bei Gericht einzureichen und schon gar nicht als Ausländer.

Die Anträge auf die Steuernummer (NIP) und der Nummer des Statistikamtes (REGON) werden dem Antrag an das KRS beigefügt. Dies war früher anders.

Was ist einfacher?

Unproblematischer ist in Polen die Suche nach dem richtigen Firmennamen. Hier gibt es nicht so viele Einschränkungen, wie in Deutschland (Beispiel: Länderbezeichnungen im Namen). Auch muss keine Handelskammer hierzu eine Stellungnahme abgeben.

Die Notare sind in Polen nicht mehr so dienstleistungsfeindlich und “abgehoben”, wie noch vor einigen Jahren, was ebenfalls positiv ist. Auch bei den polnischen Anwälten ist mehr Dienstleistungsorientierung festzustellen, da auch hier die Anwaltsdichte stark zunimmt. Man sollte sich aber von der Vorstellung lösen, dass Anwälte in Polen eine Billigdienstleistung anbieten. Die Prozesskosten sind ähnlich hoch; auch die Anwaltsgebühren, die meisten mit den Mandanten ausgehandelt werden.

Durch die gleichzeitige Einreichung der Anträge für die Steuernummer und die REGON-Nummer wird eine Beschleunigung der Eintragung erreicht. Trotzdem dauert die Eintragung ins Handelsregister rund 3 Wochen (ähnlich lange die Vergabe der Steuernummer). Mit Beziehungen geht alles schneller; gerade auch in Polen. Ich hatte es auch schon erlebt, dass ein Mandant, der wohl “sehr gute Beziehungen zum KRS” hatte, eine Eintragung in 2 Tagen erreicht hatte.

Forderungseinzug in Polen über deutsch-polnischen Rechtsanwalt?

Forderungseinzug in Polen über deutsch-polnischen Rechtsanwalt?

Es kommt immer häufiger vor, dass deutsche Firmen oder Geschäftsleute aus Deutschland in Polen investieren oder Handelsbeziehungen dort unterhalten oder sogar selbst eine GmbH in Polen (Spzoo) haben und vor Ort geschäftlich tätig sind. Eine logische Konsequenz aus den deutsch-polnischen Geschäftsbeziehungen ist, dass auch immer mehr Inkassosachen in Polen anfallen und deutsche Unternehmen gegen polnische Schuldner vorgehen.

Anwalt in Deutschland oder in Polen beauftragen?

Viele der Firmen haben in Deutschland Rechtsanwälte, die diese betreuen. Manchmal übernehme die Kollegen das Verfahren gegen polnische Firmen in Deutschland und verklagen diese. Dabei passieren ab und zu auch Fehler, wie z.B. die falsche Bezeichnung der Partei, da man die Rechtsformen in Polen nicht kennt. Auch kann man dann meistens – mangels Sprachkenntnisse – nicht überprüfen, ob die Firma in Polen immer noch existiert oder wie und ob diese im Handelsregister (KRS) oder im Gewerberegister in Polen eingetragen ist.  Gerade wenn es um viel Geld geht, sollte ein deutscher Anwalt mit Kanzlei in Polen beauftragt werden.

Anwalt Martin – Inkasso in Polen