Firma in Polen für Deutsche problematisch?

Erstaunlich ist, dass auch noch Jahre nach den Beitritt Polens zur EU, Mandanten immer noch fragen, ob man als Deutscher in Polen eine Firma oder Gesellschaft (GmbH) gründen kann. Selbstverständlich ist dies möglich.

Verständlich ist aber die Frage, ob es bei und vor allem nach der Firmengründung in Polen für deutsche Staatsbürger mehr Probleme gibt als für polnische Staatsbürger. Es gibt immer wieder Gerüchte, dass Deutsche in Polen, insbesondere vor Gericht, benachteiligt werden. Dies kann ich so nicht bestätigen.

Richtig ist aber, dass allein schon wegen der meist fehlenden Sprachkenntnisse die Geschäftstätigkeit in Polen für Deutsche nicht immer einfach ist. Fehlt die Sprache, dann ist man auf Übersetzer oder Arbeitnehmer / Geschäftspartner angewiesen, die hier aushelfen und es können Abhängigkeiten entstehen, die u.U. auch ausgenutzt werden können. Unabhängig davon darf man auch die Mentalitätsunterschiede / unterschiedliche Arbeitsweisen zwischen Deutschen und Polen nicht unterschätzen.

Andererseits wächst die polnische Wirtschaft und deutsche Produkte und Dienstleistungen haben in Polen einen guten Ruf.

Rechtsanwalt Andreas Martin

polnische Spzoo – ist keine (deutsche) GmbH

Genau wie in Deutschland, gibt es in Polen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung. In vielen Punkten bestehen Gemeinsamkeiten zur deutschen GmbH. Selbst die Übersetzung der polnischen Bezeichnung Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością entspricht der deutschen Bezeichnung (wörtlich: Gesellschaft mit beschränkter Haftung). Was liegt da näher als im Rechtsverkehr die polnische Spzoo einfach als (polnische) GmbH zu bezeichnen?

 Spzoo = GmbH?

Die obigen Gemeinsamkeiten  führen häufig dazu, dass Geschäftsleute-sowohl in Polen als auch in Deutschland-die Rechtsformzusatz (Spzoo) gleich mit GmbH übersetzen. Dann wird zum Beispiel aus der polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung, der “Bau Spzoo”, die “Bau GmbH”. Diese Bezeichnung wird dann in Schreiben, in der Werbung und teilweise auch in Klagen übernommen. Auf den ersten Blick erscheint dies auch nachvollziehbar.

 polnische GmbH = deutsche GmbH

Dies ist aber falsch. Die polnische GmbH – die Spzoo –  ist eben keine deutsche GmbH. Es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen einer Bau Spzoo und einer Bau GmbH. Dies resultiert allein daraus, dass in Polen zwar viele ähnliche Bestimmungen im Bezug auf die Gesellschaft mit beschränkter Haftung existieren, es aber auch erhebliche Unterschiede gibt, insbesondere zum Beispiel beim Stammkapital, etc.

Übersetzung des Rechtsformzusatzes ist falsch

Man kann und darf also nicht den polnischen Rechtsformzusatz durch den ähnlichen Zusatz in Deutschland ersetzen. Eine Spzoo bleibt auch in Deutschland – mit oder ohne Übersetzung – eine Spzoo.

die polnische GmbH (Spzoo) – ist die Gründung einer GmbH in Polen kompliziert?

Wer in Polen auf Dauer Geschäfte machen will, kommt um die Gründung einer GmbH in Polen nicht vorbei,sofern er seine Haftung beschränken möchte. Die polnische Einzelfirma lohnt sich eher für kleine Betriebe, bei denen keine hohen Haftungsrisiken bestehen.

GmbH in Polen – einfache Gründung?

Vergleicht man den Gründungsprozess einer GmbH in Deutschland mit der einer GmbH in Polen, so gibt es hier mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Die GmbH-Gründung in Polen ist – wenn man die Materie kennt – nicht komplizierter als in Deutschland. Allerdings sind einige Besonderheiten zu beachten. Die Gründung einer polnischen Spzoo ist grundsätzlich etwas aufwendiger, da mehr Unterlagen beim Gericht eingereicht werden müssen.

Schwierigkeiten in Polen

Etwas schwieriger ist in Polen allerdings, dass man nicht uneingeschränkt die polnische Satzung der Spzoo an deutsche Verhältnisse anpassen kann bzw. dies nicht unbedingt in der Gründungssatzung tun sollte, um zu vermeiden, dass das polnische Handelsregistergericht (KRS) hier die Eintragung der Spzoo verzögert, da bestimmte Regelungen in der Satzung dem Gericht unbekannt sind und dieses die Rechtmäßigkeit erst überprüfen muss. Die Kunst besteht darin die Satzung nach den Wünschen des Mandanten so anzupassen, dass dieser damit zunächst zufrieden und das Gericht (KRS) ebenfalls keine Probleme hat.

Für deutsche Mandanten ist es ebenfalls gewöhnungsbedürftig, dass man in der polnischen Satzung der Spzoo den Unternehmensgegenstand nicht – wie z.B. in Deutschland – beschreibt, sondern diesen bestimmten Kategorien zuordnen muss (den sog. PKD-Nummern). In Polen hat sich leider die Unsitte durchgesetzt, dass man in der Satzung der Spzoo zunächst erst einmal alles, was irgendwie theoretisch als potentieller Gegenstand des Unternehmens in Betracht kommt, in die Satzung aufnimmt. Man sollte hier die Tätigkeitsfelder auf das Wesentliche beschränken.

Die Eröffnung eines Bankkontos direkt nach der notariellen Errichtung der Spzoo ist manchmal schwierig. Die meisten Banken reicht es aber aus, wenn man die Gründungsurkunde vorlegen kann und eine Bestätigung des KRS, dass man die Eintragung ins Handelsregister beantragt hat (diese Bestätigung bekommt man sofort bei Einreichung der Unterlagen beim KRS- wenn man danach fragt).

Welche Institution in Polen – neben dem polnischen Finanzamt – wirklich Probleme machen kann, ist das polnische Handelsregister (KRS). Das KRS ist dafür bekannt, dass es selbst bei kleinsten Fehlern die Eintragung erheblich verzögern kann. Man hat das Gefühl, dass selbst bei Unstimmigkeiten, die unproblematisch vom Gericht selbst berichtigt werden können, stur eine Berichtigung vom Antragsteller verlangt wird, was wiederum eine Verzögerung bedeutet (das Gericht setzt hier meist Berichtigungsfristen von 7 Tagen). Allein dies sollte Warnung genug sein nicht selbst entsprechende Anträge (hier gibt es Formulare, die auszufüllen sind) bei Gericht einzureichen und schon gar nicht als Ausländer.

Die Anträge auf die Steuernummer (NIP) und der Nummer des Statistikamtes (REGON) werden dem Antrag an das KRS beigefügt. Dies war früher anders.

Was ist einfacher?

Unproblematischer ist in Polen die Suche nach dem richtigen Firmennamen. Hier gibt es nicht so viele Einschränkungen, wie in Deutschland (Beispiel: Länderbezeichnungen im Namen). Auch muss keine Handelskammer hierzu eine Stellungnahme abgeben.

Die Notare sind in Polen nicht mehr so dienstleistungsfeindlich und “abgehoben”, wie noch vor einigen Jahren, was ebenfalls positiv ist. Auch bei den polnischen Anwälten ist mehr Dienstleistungsorientierung festzustellen, da auch hier die Anwaltsdichte stark zunimmt. Man sollte sich aber von der Vorstellung lösen, dass Anwälte in Polen eine Billigdienstleistung anbieten. Die Prozesskosten sind ähnlich hoch; auch die Anwaltsgebühren, die meisten mit den Mandanten ausgehandelt werden.

Durch die gleichzeitige Einreichung der Anträge für die Steuernummer und die REGON-Nummer wird eine Beschleunigung der Eintragung erreicht. Trotzdem dauert die Eintragung ins Handelsregister rund 3 Wochen (ähnlich lange die Vergabe der Steuernummer). Mit Beziehungen geht alles schneller; gerade auch in Polen. Ich hatte es auch schon erlebt, dass ein Mandant, der wohl “sehr gute Beziehungen zum KRS” hatte, eine Eintragung in 2 Tagen erreicht hatte.